一：布置會場前要先對會議的一些基本信息進行整理了解，例如會議的規模，與會人員的數量等等，通過這些信息擬定一套合適的會場布置方案。
二：很多大型的學術會議或者研討型會議都是一些有聲望的專家或領導參加，所以是一定要為與會人員準備銘牌的，會議前要安排好坐席和銘牌。
三：會場內如有擺放會議資料的需要，也需要在會前將資料擺放整齊放在每一位與會人員的座位上。尤其是主席臺位置，會務人員要擺放會議資料在主席臺上。
四：會場的茶水準備也是必不可少的，很多會議特別是到專門的會場召開的會議都會持續很長時間，一般是兩個小時以上，所以一定要為與會人員準備茶水。
五：考慮到與會人員的參會心情，所以會場環境需要根據條件來調整，例如燈光和溫度，以及綠植植物的擺放等，力求讓與會人員在一個舒適的環境里參會，能夠達到最佳的會議效果。
六：會議橫幅也是必不可少的會場布置，例如歡迎某某公司召開XXX會議，又或者掛上節日祝福的橫幅，這能夠凸顯會議主題，還能夠讓與會人員感受到熱情。
七：會議或者活動的舉行都是少不了設施設備的，基本設備是一定要有的，例如投影儀、話筒、音響、音控系統等等，這些都是必不可少的。
八：會務人員還需要準備一定的會議記錄工具，很多會議都需要做會議紀要，還可能需要拍攝一定的相片等。
九：會場空氣也是需要調節的，很多會場因為平時使用較少，會長期關閉，這就導致會場的空氣不夠新鮮，所以布置會場時一定要考慮會場的空氣。
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